OneDrive se reinventa con Copilot
OneDrive se reinventa con Copilot: análisis de archivos, agentes de IA, nuevas formas de compartir y mucho más.
Microsoft acaba de presentar una de las mayores evoluciones de OneDrive de los últimos años. Y no hablamos simplemente de mejorar la sincronización de archivos o de añadir algunas funcionalidades de inteligencia artificial. La compañía quiere transformar OneDrive en un espacio donde Copilot y los agentes de IA puedan trabajar directamente con nuestros documentos, analizar información, generar contenido y colaborar con las personas.
Durante el evento OneDrive + Copilot: Your file system and photo solution for the AI era, celebrado el 20 de octubre de 2026, Microsoft ha anunciado novedades que afectan prácticamente a todas las áreas del servicio: desde el análisis inteligente de documentos hasta la colaboración con archivos HTML y Markdown, pasando por nuevas opciones de seguridad, mejoras en SharePoint y una experiencia completamente renovada para gestionar fotografías.
Lo interesante es que esta evolución va mucho más allá del almacenamiento en la nube. Microsoft está preparando OneDrive para convertirse en una pieza fundamental de la colaboración entre personas y agentes de inteligencia artificial, y algunas de las funcionalidades anunciadas nos permiten empezar a imaginar cómo cambiará nuestra forma de trabajar con los archivos.
Vamos a analizar las novedades más importantes, qué podemos hacer con ellas y, sobre todo, qué implicaciones tienen para las organizaciones que utilizan Microsoft 365.
Copilot en OneDrive: de almacenar archivos a trabajar con su contenido
Hasta ahora, cuando pensábamos en OneDrive, lo habitual era asociarlo con almacenamiento, sincronización y colaboración. Guardábamos nuestros documentos, los compartíamos con compañeros y accedíamos a ellos desde diferentes dispositivos. Copilot ya había empezado a cambiar esta experiencia, pero las nuevas capacidades presentadas por Microsoft van bastante más lejos.
Con la disponibilidad general de Copilot en OneDrive y SharePoint, Microsoft lleva la inteligencia artificial directamente al lugar donde se encuentra buena parte del conocimiento de las organizaciones. El objetivo es que podamos dejar de trabajar documento por documento y empezar a utilizar nuestros archivos como un conjunto de información sobre el que consultar, analizar y generar nuevos resultados.
Una de las novedades más interesantes es la posibilidad de seleccionar varias hojas de cálculo y pedirle a Copilot que analice su contenido de forma conjunta. No se limita a resumir lo que contienen, sino que puede identificar tendencias, comparar información y generar gráficos que faciliten la interpretación de los datos.
Imaginemos, por ejemplo, que tenemos los resultados comerciales de diferentes delegaciones almacenados en varios archivos Excel. En lugar de abrir cada documento, copiar los datos y construir manualmente un análisis, podemos seleccionar los archivos y pedirle a Copilot que identifique las principales tendencias o diferencias entre las delegaciones.
Otra funcionalidad especialmente interesante es la organización inteligente de carpetas. Podemos señalar una carpeta que contiene informes, investigaciones, notas y planes de proyecto, y pedirle a Copilot que organice los documentos siguiendo una estructura coherente.
Esto puede resultar muy útil en proyectos donde participan varias personas y la documentación crece continuamente. No sustituye una estrategia adecuada de gestión documental, pero puede ayudarnos a ordenar información que, con el paso del tiempo, ha terminado siendo difícil de localizar.
Crear nuevos documentos a partir de los archivos existentes
Microsoft también ha presentado nuevas capacidades para convertir el contenido almacenado en OneDrive en resultados completamente nuevos. Por ejemplo, podemos seleccionar varios documentos y pedirle a Copilot que genere un informe HTML interactivo utilizando la información que contienen.
Lo interesante de este enfoque es que no estamos hablando únicamente de generar un resumen en formato de texto. Copilot puede ayudarnos a construir informes visuales, cuadros de mando y experiencias interactivas que después podemos seguir modificando mediante instrucciones en lenguaje natural.
También llega una funcionalidad que merece especial atención: las habilidades personalizadas de Copilot (custom skills). Estas permiten guardar un proceso que realizamos habitualmente como una habilidad personal, representada mediante un archivo Markdown, para que Copilot pueda repetirlo siguiendo las mismas instrucciones.
Pensemos en el informe mensual de marketing. Cada mes necesitamos analizar los resultados de diferentes campañas, revisar hojas de cálculo, consultar nuestras notas y preparar un documento para dirección. Con las nuevas capacidades de OneDrive, podemos utilizar Copilot para analizar las fuentes, generar el informe y guardar el procedimiento como una habilidad reutilizable.
La ventaja no consiste solamente en ahorrar tiempo durante la elaboración del primer informe. También podemos reducir el esfuerzo necesario para repetir el proceso en los meses siguientes y conseguir una metodología más consistente.
Para quienes todavía no tienen claro cómo aprovechar estas capacidades, Microsoft incorpora además OneDrive Prompt Gallery, una galería de instrucciones preparadas que permite descubrir escenarios de uso de Copilot con los archivos.
HTML y Markdown: OneDrive se adapta a los contenidos creados por la IA
Esta es, en mi opinión, una de las novedades más relevantes de todo el anuncio. Microsoft está reconociendo que la inteligencia artificial está cambiando no solo cómo creamos contenido, sino también los formatos que utilizamos para trabajar.
Los archivos HTML y Markdown están adquiriendo cada vez más protagonismo en los flujos de trabajo con Copilot y los agentes de IA. Son formatos que permiten representar información de manera estructurada, generar contenido fácilmente y compartir resultados sin depender necesariamente de los documentos tradicionales de Office.
Hasta ahora, trabajar con estos archivos no siempre resultaba especialmente cómodo dentro de las herramientas habituales de colaboración de Microsoft 365. Con las novedades anunciadas, OneDrive quiere convertirlos en documentos de trabajo de pleno derecho.
Informes HTML interactivos que podemos editar y compartir
OneDrive incorpora una experiencia específica para trabajar con archivos HTML generados mediante Copilot o cualquier otra herramienta. Podemos abrirlos, editarlos directamente sobre el contenido visual o modificar su código fuente mientras observamos una vista previa de los cambios.
También podemos presentar el resultado a pantalla completa, algo especialmente interesante para informes, cuadros de mando y presentaciones interactivas. Y, lo que resulta todavía más importante, Microsoft está incorporando funcionalidades de colaboración como comentarios anclados al contenido y presencia de otros usuarios.
Esto significa que un informe HTML generado por Copilot puede convertirse en un documento colaborativo, en lugar de quedarse como un resultado estático que tenemos que exportar o distribuir por otros medios.
Markdown también se convierte en un formato colaborativo
El caso de Markdown es igualmente interesante. Microsoft incorpora una experiencia de edición enriquecida que permite trabajar visualmente con estos archivos sin perder su formato .md original.
Los usuarios podrán aprovechar funcionalidades habituales en Microsoft 365, como la coautoría en tiempo real, el guardado automático, los comentarios asociados a partes concretas del documento y la visualización de otros participantes.
La clave es que los archivos generados por personas y agentes de IA podrán convivir dentro de los mismos procesos de colaboración. No importa si el contenido se creó utilizando Copilot u otra herramienta, porque OneDrive ofrecerá una experiencia común para abrirlo, editarlo y compartirlo.
Desde una perspectiva empresarial, esto abre posibilidades interesantes para documentación técnica, procedimientos, informes generados por agentes y otros contenidos que necesitan evolucionar con el tiempo.
Aunque Copilot concentra buena parte de la atención, Microsoft también ha anunciado mejoras importantes en las funcionalidades tradicionales de OneDrive. Y algunas de ellas pueden tener un impacto considerable en el trabajo diario de organizaciones que utilizan SharePoint y Teams.
Una de las principales novedades es la nueva vista Libraries, que permite acceder directamente desde OneDrive a las bibliotecas de documentos de SharePoint que utilizamos habitualmente. Podemos consultar bibliotecas recientes, acceder a los sitios asociados a Teams, navegar por nuestros favoritos y localizar sitios de los que somos miembros o propietarios, incluso cuando no los hemos visitado recientemente.
Microsoft también incorpora búsquedas específicas para bibliotecas y listas, junto con vistas y filtros modernizados que buscan ofrecer una experiencia más coherente entre las diferentes ubicaciones.
Otra mejora afecta a la función Add to OneDrive, que permite incorporar accesos directos a carpetas y bibliotecas compartidas. Estos accesos podrán organizarse dentro de una carpeta específica llamada Shortcuts, facilitando su localización y evitando que se mezclen con nuestros propios documentos.
Sincronización de hasta un millón de elementos
Una de las novedades técnicas más llamativas es la ampliación de las capacidades de sincronización. Microsoft anuncia soporte para sincronizar hasta un millón de elementos en Windows y macOS, incluso en equipos con tan solo 8 GB de memoria RAM.
También se han introducido mejoras en la gestión de rutas de archivos largas, con el objetivo de reducir errores de sincronización relacionados con este problema.
Estas novedades pueden resultar especialmente relevantes para organizaciones con grandes bibliotecas documentales o usuarios que trabajan con proyectos que contienen miles de archivos. En estos escenarios, la fiabilidad de la sincronización sigue siendo tan importante como cualquier funcionalidad de inteligencia artificial.
Hero Links: una forma más sencilla de compartir archivos sin perder el control
Compartir documentos es una de las operaciones que más realizamos en Microsoft 365, pero también una de las que más confusión puede generar. Un mismo archivo puede terminar teniendo diferentes enlaces con permisos distintos, lo que complica saber quién puede acceder realmente a su contenido.
Para simplificar esta situación, Microsoft ha anunciado Hero Links, una nueva experiencia de uso compartido que ya ha comenzado su despliegue.
La idea es bastante sencilla: utilizar, de forma predeterminada, un único enlace por archivo o carpeta. Cuando necesitamos modificar el acceso, cambiamos los permisos asociados al enlace sin tener que generar y distribuir una URL diferente.
Esto también permite utilizar el enlace del navegador para compartir un documento, aplicando los mismos permisos de acceso.
La principal ventaja está en simplificar la gestión de los enlaces y reducir la proliferación de URL asociadas al mismo contenido. Para los usuarios resulta más cómodo, mientras que para las organizaciones puede facilitar una gestión más consistente de los permisos.
Enlaces con caducidad automática
Microsoft también está trabajando en controles que permitirán establecer fechas de caducidad para los accesos concedidos mediante Hero Links. Esta funcionalidad todavía se encuentra entre las capacidades futuras anunciadas, por lo que no debe confundirse con las novedades que ya están comenzando a desplegarse.
Por ejemplo, un administrador podría definir una política para que los enlaces compartidos con toda la organización caduquen automáticamente después de 90 días. Una vez transcurrido ese periodo, el enlace volvería a una configuración de acceso más restrictiva, denominada Only People Added.
Este planteamiento me parece especialmente interesante desde el punto de vista de la gobernanza. Muchas organizaciones revisan los permisos cuando ocurre algún incidente o se detecta un problema, pero incorporar mecanismos de caducidad puede ayudar a reducir la acumulación de accesos innecesarios.
La evolución de OneDrive también plantea nuevos desafíos para los equipos de TI. Si Copilot y los agentes de IA van a utilizar cada vez más información almacenada en Microsoft 365, resulta fundamental conocer dónde están los documentos, quién puede acceder a ellos y cómo se gestiona su ciclo de vida.
Microsoft ha presentado varias novedades orientadas precisamente a estas necesidades.
Una de ellas es SharePoint Admin Agent, que permite utilizar lenguaje natural para analizar contenido distribuido entre SharePoint y OneDrive, evaluar aspectos de gobernanza y realizar acciones guiadas. Entre los escenarios mostrados se encuentra la identificación de sitios con un nivel excesivo de uso compartido y la evaluación de los riesgos asociados.
También se incorpora el archivado de archivos inactivos en bibliotecas de documentos de SharePoint mediante políticas. Los administradores podrán utilizar análisis de tipo what-if para evaluar el impacto de estas políticas antes de activarlas.
Por último, Microsoft ha anunciado nuevas capacidades de administración de la sincronización, entre ellas políticas para excluir carpetas específicas y una interfaz de línea de comandos denominada OneDrive Sync CLI. Esta herramienta permitirá consultar información sobre cuentas, configuración, políticas y estado de sincronización, aunque Microsoft indica que se encuentra en private preview.
Todas estas novedades apuntan en una dirección clara: la gobernanza documental se está convirtiendo en un requisito fundamental para aprovechar la inteligencia artificial en Microsoft 365. Cuanto más fácil resulte analizar y reutilizar información con Copilot, más importante será mantener una estructura de permisos adecuada y una gestión consistente del contenido.
OneDrive también quiere transformar cómo gestionamos nuestras fotografías
Las novedades no se limitan al entorno empresarial. Microsoft está renovando la experiencia de gestión de fotografías y vídeos para convertir OneDrive en un espacio más inteligente donde encontrar recuerdos, organizarlos y crear nuevos contenidos con ayuda de la IA.
Una de las principales novedades es la nueva experiencia de Microsoft Photos en Windows, que reúne fotografías y vídeos almacenados en OneDrive, en el propio ordenador y en iCloud Photos dentro de una galería unificada.
Esta integración se acompaña de nuevas formas de explorar nuestras imágenes, como las colecciones de recuerdos Moments, la navegación por personas y las búsquedas mediante lenguaje natural.
Por ejemplo, en lugar de recordar cómo se llamaba una fotografía o en qué carpeta la guardamos, podemos describir lo que estamos buscando. Copilot también permitirá utilizar fotografías existentes para generar nuevos contenidos, como una presentación que reúna imágenes de nuestros hijos a lo largo de los años.
Microsoft ha presentado otras capacidades orientadas a facilitar este tipo de tareas. Entre ellas encontramos colecciones de recuerdos generadas automáticamente mediante IA, navegación de fotografías sobre un mapa según su ubicación y nuevas herramientas de edición para corregir imágenes, eliminar objetos del fondo o aplicar estilos creativos.
También aparece una experiencia específica de creación dentro de OneDrive, pensada para generar collages, tarjetas personalizadas y otros contenidos que después podemos compartir.
No todas estas funcionalidades estarán necesariamente disponibles al mismo tiempo ni en todas las plataformas. Microsoft ha mostrado experiencias para Windows, web, Android e iOS, con un despliegue progresivo de las diferentes novedades.
El futuro de OneDrive: agentes que trabajan directamente con nuestros archivos
Si las funcionalidades anunciadas ya resultan interesantes, la hoja de ruta que Microsoft ha compartido permite entender mejor hacia dónde quiere llevar OneDrive durante el próximo año.
Y aquí aparece una idea que considero especialmente importante: los archivos dejarán de ser únicamente documentos que utilizamos las personas para convertirse también en espacios de colaboración con agentes de inteligencia artificial.
Microsoft está explorando experiencias que permitirán compartir archivos con agentes, mencionarlos mediante @ y colaborar con ellos utilizando comentarios, de una manera similar a como trabajamos actualmente con otros compañeros.
Imaginemos que estamos revisando un documento de planificación comercial y necesitamos actualizar una sección utilizando los últimos resultados. En lugar de abandonar el documento para iniciar una conversación independiente con Copilot, podríamos mencionar a un agente dentro del propio archivo y solicitarle que prepare esa información.
De momento, Microsoft presenta este escenario como una dirección de evolución futura, no como una funcionalidad disponible de forma general. Aun así, permite visualizar un cambio importante: pasar de interactuar con la IA en una conversación separada a incorporarla directamente en nuestros procesos habituales de colaboración.
Saber qué contenido han creado o modificado los agentes
Otro aspecto relevante de esta evolución será la identificación del contenido generado por inteligencia artificial. Microsoft está trabajando para que OneDrive permita reconocer qué archivos se han creado con ayuda de la IA, qué agentes han participado y qué cambios han realizado.
Esta trazabilidad puede resultar especialmente importante cuando distintos agentes colaboran en la elaboración de informes, documentación o contenidos empresariales. No basta con generar información rápidamente; también necesitamos comprender cómo se ha producido y mantener mecanismos adecuados de revisión.
Copilot también ayudará a resolver problemas de permisos
Microsoft quiere llevar la inteligencia artificial a la propia gestión del acceso a los documentos. Entre las experiencias previstas se encuentra la posibilidad de utilizar Copilot para detectar problemas de permisos, identificar errores relacionados con la herencia de seguridad y proponer correcciones.
La intención es que los propietarios puedan revisar las recomendaciones y aplicar los cambios desde la propia experiencia de uso compartido.
Copilot también podrá ayudar a identificar situaciones de sobreexposición de información, como la existencia de enlaces de tipo Anyone que permitan acceder a contenidos de forma más amplia de lo previsto.
Se trata de capacidades futuras, pero su planteamiento resulta especialmente relevante. Microsoft no solo quiere utilizar IA para trabajar con los documentos, sino también para ayudar a controlar cómo se comparten.
Nuevas experiencias para fotografías y vídeos empresariales
La hoja de ruta incluye igualmente funcionalidades orientadas a equipos que trabajan habitualmente con contenido multimedia. Microsoft está desarrollando experiencias que permitirán localizar fotografías y vídeos describiendo su contenido, sin necesidad de conocer el nombre del archivo o su ubicación.
También se están explorando flujos de colaboración que incorporen comentarios, edición contextual y aprobaciones asociadas directamente a los archivos multimedia.
Para departamentos de marketing, comunicación y diseño, estas posibilidades pueden tener bastante sentido. Pensemos en un equipo que necesita localizar materiales de una campaña anterior, revisar diferentes versiones y aprobar los recursos que finalmente se utilizarán.
Centralizar la búsqueda, las revisiones y las aprobaciones alrededor del propio archivo podría ayudar a simplificar procesos que actualmente suelen estar repartidos entre varias herramientas.
¿Qué significan todas estas novedades para las empresas?
Más allá de las funcionalidades individuales, creo que este anuncio refleja un cambio importante en la estrategia de Microsoft para OneDrive y SharePoint.
Durante años, el valor principal de estas plataformas ha estado relacionado con almacenar documentos, facilitar su acceso y permitir la colaboración. Ahora, Microsoft quiere que el contenido almacenado también pueda convertirse en una fuente activa de conocimiento para Copilot y los agentes de inteligencia artificial.
Este cambio tiene implicaciones en diferentes áreas de la organización.
En términos de productividad, el análisis de múltiples archivos y la generación de informes interactivos pueden reducir el tiempo dedicado a recopilar y preparar información. Para departamentos como marketing, finanzas, operaciones o ventas, esto abre oportunidades para simplificar tareas recurrentes y dedicar más tiempo a interpretar los resultados.
Desde la perspectiva de automatización, las habilidades personalizadas de Copilot representan un avance hacia procesos reutilizables. En lugar de repetir manualmente una secuencia de instrucciones, podemos capturar determinados procedimientos y volver a utilizarlos cuando los necesitemos.
En cuanto a colaboración, el soporte avanzado para HTML y Markdown introduce nuevas posibilidades para trabajar con contenido generado por IA. Especialmente interesante resulta que estos archivos puedan participar en experiencias habituales de Microsoft 365, como comentarios, coautoría y guardado automático.
Y desde el punto de vista de la seguridad y la gobernanza, las nuevas herramientas administrativas recuerdan que aprovechar la IA requiere algo más que activar Copilot. Si los documentos están desorganizados, contienen información obsoleta o mantienen permisos excesivamente amplios, tendremos que abordar esos problemas para conseguir resultados fiables y controlar los riesgos.
Conviene recordar también que Microsoft ha presentado funcionalidades con diferentes estados de disponibilidad. Algunas se encuentran en disponibilidad general, otras están comenzando su despliegue, determinadas herramientas se ofrecen en vista previa privada y varias experiencias con agentes forman parte de la hoja de ruta. Antes de planificar su adopción, será necesario comprobar la disponibilidad y los requisitos de licencia correspondientes.
Mi opinión: OneDrive está dejando de ser simplemente un lugar donde guardar archivos
Hay algo de estos anuncios que me parece especialmente significativo. Estamos acostumbrados a hablar de Copilot como un asistente al que formulamos preguntas, pero Microsoft está avanzando hacia un modelo en el que la inteligencia artificial participa directamente en los espacios donde trabajamos.
Y en ese escenario, OneDrive y SharePoint tienen un papel fundamental. Son dos de los lugares donde las organizaciones almacenan buena parte de su conocimiento, desde documentos de trabajo hasta informes, procedimientos y materiales compartidos.
Que Copilot pueda analizar varios archivos, generar un informe HTML, organizar documentación o reutilizar habilidades personalizadas es interesante por sí mismo. Pero lo verdaderamente importante será conectar estas capacidades con procesos empresariales concretos y conseguir que se integren de forma natural en el trabajo diario.
También me parece muy acertada la apuesta por HTML y Markdown. A medida que trabajemos más con agentes de IA, necesitaremos formatos que permitan generar, modificar y compartir información de una manera flexible. Convertir estos archivos en elementos colaborativos dentro de Microsoft 365 puede ayudar a que los resultados generados por la IA no terminen aislados en herramientas o conversaciones individuales.
Por supuesto, todavía quedan cuestiones importantes relacionadas con la disponibilidad, las licencias, la gobernanza y la integración de estas experiencias en las organizaciones. Además, no deberíamos confundir las capacidades demostradas por Microsoft con funcionalidades que todos los usuarios pueden utilizar desde hoy.
Mi conclusión es que Microsoft está preparando OneDrive para un escenario en el que personas y agentes de IA trabajan sobre el mismo conocimiento y colaboran utilizando los mismos archivos. El valor ya no estará únicamente en dónde almacenamos la información, sino en nuestra capacidad para convertirla en resultados útiles, reutilizables y seguros.
Y eso cambia bastante la forma en la que deberíamos empezar a pensar en OneDrive dentro de nuestra estrategia de Microsoft 365.
Información basada en la publicación OneDrive Just Got a Major Upgrade: New Copilot Capabilities, Simpler Sharing, and Smarter Photos.
